Function Panduan Dasar Surat Menyurat Lengkap #Rumus Ajaib

Bagaimana cara menulis surat yang baik itu? Hal ini tentunya sangat penting diketahui bagi Anda sebagai pengolah data administrasi baik di lingkungan perusahaan maupun instansi pemerintah. Penulisan surat menyurat yang baik akan berdampak positif bagi perusahaan atau instansi pemerintah bisa dibayangkan jika penulisan tata bahasa amburadul maka yang membaca akan merasa kecewa kok bisa karyawan atau pegawai tersebut diterima apakah tidak ada test terlebih dahulu?

Pa postingan kali ini saya akan berbagai bagaimana cara menulis surat yang baik dan benar, tentunya ada beberapa hal yang harus diperhatikan jika Anda ingin menulis surat terutama surat resmi. Anda juga harus mengetahui secara teoritis bagaimana penulisan surat dinas yang baik dan benar tersebut untuk itu saya akan bahas Panduan Dasar Surat menyurat Secara Lengkap.

Apa Seh Arti dan Fungsi Surat?

Surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan informasi secara tertulis dari pihak yang satu kepada pihak lain. Informasi dalam surat dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, laporan, pemikiran, sanggahan, dan sebagainya.

Agar komunikasi melalui surat dinilai efektif, maka isi atau maksud surat harus terang dan jelas, serta tidak menimbulkan salah arti pada pihak penerima. Bisa dibayangkan jika surat dapat menimbulkan salah arti mareka akan mengasumsikan lain dengan maksud si pembuat surat tersebut.

Apa tujuan menulis surat?

Ada 3 tujuan dalam penulisan surat secara umum dan hal ini perlu Anda ketahui sebelum Anda menulis surat tersebut. Tujuan menulis surat secara garis besar diklasifikasikan menjadi tiga macam, yaitu:

Menyampaikan informasi kepada pembaca surat;
Mendapatkan tanggapan dari pembaca surat tentang isi surat;
Ingin mendapatkan tanggapan dan menyampaikan informasi kepada pembaca surat.

Dengan mengetahui ke-3 tujuan menulis surat tersebut tentunya makna penulisan surat akan terarah serta tepat sasaran terutama pada poin ke-1 diatas bahwa surat bertujuan untuk menyampaikan informasi kepada pembaca apabila pesan informasi tersebut tidak sampai kepada si pembaca berarti tujuan menulis surat tidak tepat sasaran. Pada jaman sekarang terkadang surat sudah kurang efektif lagi karena surat banyak yang menggunakan media teknologi seperti SMS, BBM, WhatsAPP, E-mail dan masih banyak lagi lainnya namun menurut saya untuk surat resmi harus tertulis pada agenda surat masuk dan surat keluar.

Korespondensi
Korespondensi searti dengan surat-menyurat. Korespondensi adalah suatu kegiatan atau hubungan yang dilakukan secara terus-menerus antara dua pihak yang dilakukan dengan saling berkiriman surat.

Korespondensi dalam suatu kantor, instansi, atau organisasi dibagi menjadi dua, yakni:

Korespondensi eksteren, yaitu hubungan surat-menyurat yang dilakukan oleh kantor atau bagian-bagiannya dengan pihak luar.
Korespondensi Interen, yaitu hubungan surat-menyurat yang dilakukan oleh orang-orang dalam suatu kantor, termasuk hubungan antara kantor pusat dengan kantor cabang.

Koresponden
Koresponden adalah orang yang berhak atau mempunyai wewenang menandatangani surat, baik atas nama perorangan maupun kantor atau organisasi.

5 Fungsi Surat Secara Umum

Fungsi surat dalam suatu organisasi antara lain:

Surat sebagai media komunikasi.
Surat sebagai barometer.
Surat sebagai duta penulis.
Surat sebagai bukti tertulis.
Surat sebagai salah satu otak kegiatan suatu kantor

Jika Surat dianggap penting dalam hal administrasi perusahaan atau instansi pemerintah lalu apa kelebihan penulisan surat tersebut? Berikut ada 4 kelebihan menyampaikan informasi dengan surat

Murah
Daya jangkau lebih luas
Bersifat formal dan efektif
Bisa dijadikan bukti hitam di atas putih

Surat menyurat selain memiliki kelebihan tentunya banyak juga kelemahan yang ada dalam menyampaikan informasi melalui surat dan berikut beberapa kelemahan menulis surat.

Susunan surat ruwet
Kalimat tidak lengkap atau berbelit-belit
Penggunaan tanda baca yang tidak pada tempatnya
Penulisan kalimat tidak sesusai EYD
Pemakaian istilah asing yang tidak perlu atau tidak tepat
Menciptakan istilah sendiri yang tidak lazim/tidak sesuai Pedoman Umum Pembentukan Istilah dalam bahasa Indonesia
Tata bahasa tidak teratur
Pengungkapan gagasan tidak logis
Kurang sopan atau terlalu banyak memuji dan basa-basi
Ketikan banyak yang salah
Penggunaan model yang tidak menentu

Bagaimana Syarat Penulisan Surat Resmi yang Baik?

Secara garis besar suatu surat dapat dikatakan baik apabila memenuhi kriteria berikut ini:

Surat disusun dengan teknik penyusunan yang benar, yaitu:
- Penyusunan letak bagian-bagian surat (bentuk surat) tepat sesuai dengan aturan atau pedoman yang telah ditentukan.
- Pengetikan surat benar, jelas, bersih, dan rapi, dengan format yang menarik.
- Pemakaian kertas sesuai dengan ukuran umum.
Isi surat harus dinyatakan secara ringkas, jelas, dan eksplisit. Hal ini dimaksudkan agar penerima dapat memahami isi surat dengan cepat, tepat, tidak ragu-ragu dan pengirim pun memperoleh jawaban secara cepat sesuai yang dikehendaki.
Bahasa yang digunakan haruslah bahasa Indonesia yang benar atau baku, sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia, baik mengenai pemilihan kata, ejaan, bentuk kata, maupun kalimatnya. Selain itu, bahasa surat haruslah efektif. Bahasa surat juga harus wajar, logis, hemat kata, cermat dalam pemilihan kata, sopan, dan menarik. Nada surat harus hormat, sopan dan simpatik. Sedapat mungkin hindari pemakaian bahasa asing yang padanannya sudah ada dalam bahasa Indonesia.

Untuk menulis surat yang baik si penulis surat harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut :

Menetapkann lebih dahulu maksud surat, yaitu pokok pembicaraan yang ingin disampaikan kepada penerima surat, apakah itu berupa pemberitahuan, pernyataan, pertanyaan, permintaan, laporan atau hal lain.
Menetapkan urutan masalah yang akan dituliskan.
Merumuskan pokok pembicaraan itu satu persatu secara runtut, logis, teratur dengan menggunakan kalimat dan ungkapan yang menarik, segar, sopan, dan mudah ditangkap pembaca.
Menghindarkan sejauh mungkin penggunaan singkatan kata atau akronim, lebih-lebih yang tidak biasa atau singkatan bentuk sendiri.
Memperhatikan dan menguasai bentuk surat dan penulisan bagian-bagiannya.
Mengikuti pedoman penulisan ejaan dan tanda baca sebagaimana digariskan oleh Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia Yang Disempurnakan dan Pedoman Pembentukan Istilah dalam Bahasa Indonesia.

Dalam praktik di lapangan, masih banyak surat resmi yang penyusunannya tidak cermat, tidak memenuhi syarat-syarat surat yang baik. Oleh karena itu, pahamilah aturan-aturan tentang surat yang baik serta milikilah kepandaian atau keterampilan dalam menyusun surat. Banyak penulis surat yang tidak memperhatikan ejaan kata atau lebih dikenal dengan EYD dalam penulisannya dan tentunya keterampilan juga sangat berperan dalam penulisan surat yang baik dan benar.

Lalu bagaimana cara atau kriteria yang dikatakan surat yang baik dan benar tersebut?
Surat yang baik dan benar harus memiliki beberapa kriteria dibawah ini jadi jika tidak memenuhi kriteria yang saya sebutkan dibawah saya kira surat tersebut belum dianggap baik.

Bahasa baku
Bahasa jelas atau tidak bermakna ganda
Lugas: tidak mubazir, tidak banyak basa-basi, mengikuti perkembangan bahasa surat
Efektif dan efisien
Bahasa padu, tiap gagasan dituangkan dalam 1 paragraf
Ciri paragraf yang baik:
a.    mengandung kesatuan isi
b.    kepaduan antar kalimat
c.    ada pengembangan gagasan pokok
6.    Bernalar
Menarik atau mengandung rasa bahasa: kosa kata tepat, optimis, menghindari pengungkapan secara langsung hal-hal yang tidak menyenangkan
Taat asas

Bahasa baku memiliki ciri bahwa tidak ada campur bahasa dalam penulisan surat antara bahasa daerah dan bahasa asing misalnya saja misalnya kata "Saya" diganti dengan "Gue" kemudian ada juga kata "Mengapa" diganti dengan "Kenapa". Surat yang memakai kata imbuhan juga harus benar misalnya "Bekerja" bukan "Kerja", "Membalas" bukan ditulis "Balas".

Surat yang memakai kata sapaan juga harus diperhatikan agar dianggap sebagai surat yang baik dan benar. Dilapangan terkadang banyak terjadi misalnya kata "Abang" dan seharusnya yang bernar adalah memakai kata "Saudara/Saudari/Tuan/Nyonya/Bapak/Ibu". Surat yang baik juga seharusnya tidak menggunakan bahasa prokem atau bahasa gaul misalnya "Dengan Saya" diganti oleh "Sama Saya", "Tidak Mengapa" diganti dengan "Enggak". Kata kata tersebut seharusnya tidak digunakan dalam tata bahasa surat resmi yang baik dan benar.

Kapan bahasa baku digunakan dalam penulisan surat?

Bahasa baku digunakan ketika Anda akan menulis surat resmi misalnya surat yang dikeluarkan dari dinas atau perusahaan, kemudian pengumuman dan berikut bahasa baku yang harus dipakai ketika penulisan surat resmii:

Komunikasi resmi: surat resmi, pengumuman, perundang-undangan, dan lain-lain.
Wacana teknik: notulen, laporan resmi, penulisan ilmiah.
Pembicaraan di muka umum: rapat, ceramah, perkuliahan, seminar, dan lain-lain.
Pembicaraan dengan orang yang dihormati.

Penulisan EYD yang Benar dalam Menulis Surat

Seperti yang telah dijelaskan diatas bahwa EYD penting dalam penulisan surat, di lapangan beberapa EYD yang sering ditemui adalah:

Penulisan Nama dan Alamat Perusahaan
Contoh:
PT Cakrawala Media
Jalan Raya Leuwikujang Majalengka
Jawa Barat

Contoh Lain :
PT Sindang Kasih Mulya
Jalan Raya Mindi 22
Majalengka 45473
Penulisan Nama Jabatan
Penulisan nama jabatan juga dianggap penting dan harus diperhatikan dalam penulisan surat, lalu bagaimana penulisan nama jabatan yang benar? Nama jabatan yang lazim di lingkungan perusahaan yaitu direktur, manajer, kepala, ketua. Huruf kapital dipakai sebagai huruf pertama nama-nama jabatan jika diikuti nama perusahaan.

Contoh:
Direktur Utama PT Mandiri Jaya Utama
Manajer PT Global Media Cinema
Penulisan Bentuk Singkatan dan Akronim
Singkatan umum yang terdiri atas dua huruf, setiap hurufnya diikuti tanda titik. Contohnya:
1. a.n.    : atas nama
2. d.a.    : dengan alamat
3. s.d.    : sampai dengan

Singkatan umum yang terdiri atas tiga huruf hanya diikuti satu tanda titik,
contohnya:
1.Yth.    : Yang terhormat
2.Bpk.    : Bapak
3.Sdr.    : Saudara
4.Jln.     : Jalan

Singkatan lain yang diikuti tanda titik adalah singkatan nama orang dan singkatan nama gelar, baik gelar kesarjanaan, gelar bangsawan, maupun gelar keagamaan, misalnya:
1.A. Yani : Ahmad Yani (singkatan nama)
2.H. Saleh : Haji Saleh (singkatan gelar keagamaan)
3.Ir. Shofia : Insinyur Shofia (singkatan gelar kesarjanaan)

Singkatan satuan ukuran, takaran, timbangan, dan lambang mata uang tidak diikuti tanda titik, contohnya:
1.cm : centimeter
2.kg : kilogram

Singkatan nama perusahaan, lembaga pemerintah, organisasi, dan nama dokumen resmi yang terdiri atas huruf awal ditulis dengan huruf kapital dan tidak diberi tanda titik Contohnya:
1.MPR : Majelis Permusyawaratan Rakyat
2.PT : Perseroan Terbatas

Bentuk Penulisan dan Bagian-Bagian Surat

Pada dasarnya bentuk surat dibedakan dua bentuk saja. Bentuk-bentuk surat yang lain merupakan variasi dari bentuk surat tersebut. Kedua bentuk surat tersebut adalah bentuk lurus atau bentuk balok (block style) dan bentuk lekuk (indented style). Di lapangan bentuk penulisan surat bervariasi dan beragam bentuk namun disini saya akan menjelaskan bagaimana bentuk penulisan surat yang baik dan benar.

Penggolongan dan Pembagian Surat

Berdasar kepentingan isi surat:
- Surat pribadi: formal dan non formal
- Surat dinas: surat keterangan, surat jalan, surat kelakuan baik, surat izin, dan sebagainya.
- Surat niaga: surat perkenalan, surat permintaan penawaran, surat pesanan dan balasannya, surat pengiriman pesanan, surat tagihan, surat klaim, surat-surat ketatausahaan, dan sebagainya.
Berdasar wujud fisik surat: surat bersampul, surat tanpa sampul, kartu pos, faksimili, e-mail.
Berdasar cara pengiriman: surat kilat khusus, kilat, pengiriman biasa, surat-surat elektronik.
Berdasar tingkat kerahasiaan: sangat rahasia, rahasia, konfidensial (terbatas), biasa.
Berdasar jumlah sasaran: biasa, edaran dan pengumuman
Berdasarkan tingkat penyelesaiannya : sangat penting, penting, biasa.

Bagaimana bentuk surat yang baik tersebut?

Bentuk tataletaknya: lurus penuh, lurus, setengah lurus, alinea menggantung, lekuk, resmi. Bentuk-bentuk surat dalam bahasa Indonesia secara garis besar dikelompokkan sebagai berikut:

Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style) Bentuk surat seperti ini adalah bentuk surat yang paling mudah.
Bentuk Lurus (Block Style) Pada umumnya bentuk semacam ini banyak digunakan di perusahaan.
Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style)
Bentuk Lekuk (Indented Style) Bentuk semacam ini cocok untuk surat yang alamat tujuannya singkat.
Bentuk Resmi (Official Style) Bentuk semacam ini biasanya banyak digunakan oleh instansi pemerintah.
Bentuk Alinea Menggantung (Hanging Paragraph Style)
Bentuk Surat Resmi Gaya Baru

Bagian-Bagian Surat
(1)     : kepala surat
(2)    : tanggal, bulan, tahun surat
(3)    : nomor surat
(4)    : lampiran
(5)    : hal atau perihal
(6)    : alamat yang dituju (alamat dalam)
(7)    : salam pembuka
(8a)    : alenia pembuka
(8b)    : isi surat
(8c)    : alenia penutup
(9)    : salam penutup
(10)    : tanda tangan penanggungjawab surat
(11)    : nama penanggungjawab surat
(12)    : jabatan penanggungjawab surat
(13)    : tembusan
(14)    : inisial

Bentuk Surat Lurus Penuh

Bentuk Surat Lurus (Block Style)

Bentuk Surat Setengah Lurus (Semi Block Style)

Bentuk Surat Lekuk (Indented Style)

Bentuk Surat Resmi (Official Style)

Bentuk Surat Aline Menggantung

Bentuk Surat Resmi Baru

Dari berbagai jenis bentuk penulisan surat tersebut memang adakalanya berubah sesuai ketentuan yang berlaku pada tata administrasi persuratan dan bahkan terkadang disetiap daerah bisa berbeda namun secara umum model atau bentuk penulisan surat diatas menjadi acuan bagi si penulis surat.

Kenapa resmi biasanya memakai Kops Surat? dan apa fungsi dari Kops Surat tersebut? Berikut adalah uraian pembuatan kops surat resmi.

Nama kantor badan, organisasi atau instansi;
Alamat lengkap;
Nomor telepon (bila ada), faksimili (bila ada)
Nomor kotak pos atau tromol pos (bila ada)
Nama alamat kawat dan nomor telex (bila ada)
Moto (bila ada)
E-mail, situs (bila ada)
Macam usaha
Nama dan alamat kantor cabang (bila ada)
Nama bankir (untuk referensi)
Lambang atau simbol (logo) dari organisasi atau instansi yang bersangkutan.
Kepala surat untuk swasta dibuat bebas sesuai dengan citra pemilik perusahaan, tetapi untuk dinas pemerintah ada ketentuan tersendiri.

Bagaimana menuliskan tanggal surat yang benar?
Tanggal surat penting dicantumkan karena hal ini akan mempengaruhi penyampaian isi pesan dari surat tersebut apabila tidak maka penerima informasi akan merasa kebingungan apakah surat tersebut masih berlaku atau tidak.

Nomor Surat itu bagaimana cara menuliskannya?
Banyak cara dalam penyusunan atau penulisan nomor surat dan biasanya hal ini tergantung pada setiap instansi kedinasan atau perusahaan yang membuatnya. Nomor surat juga bisa dijadikan acuan yang mudah dibaca dalam pengelompokan jenis surat.

Setiap surat resmi yang keluar hendaknya diberi nomor, yang biasanya dinamakan nomor verbal (urut). Nomor surat dan kode tertentu pada surat dinas itu berguna untuk:

Memudahkan pengaturan dan penyimpanan sebagai arsip
Memudahkan penunjukan pada waktu mengadakan hubungan surat menyurat
Memudahkan mencari surat itu kembali bilamana surat diperlukan
Memudahkan petugas kearsipan dalam menggolongkan (mengklasifikasikan) penyimpanan surat
Mengetahui jumlah surat keluar pada suatu periode tertentu

Cara Menuliskan Lampiran dalam surat resmi

Surat yang melampirkan sesuatu misalnya kuitansi atau fotokopi, dalam bagian surat perlu dituliskan kata “lampiran”, yang diikuti jumlah yang dilampirkan. Misalnya, lampiran : 2 (dua) eksemplar atau 1 (satu) berkas.

Untuk surat bisnis ada 2 cara:
a.di bawah nomor
b.atau di kiri bawah

Menulis Perihal Surat Dinas/Resmi

Sebaiknya pada setiap surat resmi, baik surat dinas pemerintah maupun swasta (bisnis), selalu dicantumkan pokok atau inti dari surat tersebut. Pada surat dinas pemerintah, penulisan kata “Hal” atau “Perihal” dicantumkan di bawah kata “Lampiran” secara vertikal, dengan catatan tidak boleh melewati tanggal surat. Penulisan perihal ada 3 cara yaitu:

Sebelum penulisan alamat dalam
Setelah penulisan selesai alamat dalam
Setelah salam pembuka

Contoh Penulisan Alamat Surat yang Baik dan Benar

Dalam menulis alamat surat, alamat luar (di amplop surat) harus sama dengan alamat dalam (alamat yang dituju)
Ada dua cara penulisan nama orang yang dituju;
a.Dengan mencantumkan kata “Saudara, Bapak, Ibu”
b.Namun apabila pengirim surat mau menyebut secara resmi dengan jabatan, pangkat, atau gelar akademis yang ada pada penerima surat, di depan nama si tertuju tidak perlu didahului sebutan Bapak, Ibu, Saudara.

Dinas pos menyarankan agar dalam menuliskan alamat pada sampul surat hendaknya jelas dan lengkap dengan Kode Pos agar memudahkan penyampaian surat.

Contoh menulis alamat Surat
Alamat yang ditujukan kepada perorangan
Contoh:
Yth. Sdr. Akmal Radityo Sakha, S.E.
Jln. Raya Leuwikujang No. 1001
Majalengka 45473

Alamat yang ditujukan kepada nama jabatannya
Contoh:
Yth. Direktur PT Media Cinema Art
Jln. Raya KH. Abdul Halim No. 201
Majalengka 45472

Alamat yang ditujukan kepada nama instansi/perusahaan
Contoh:
Kepada
PT Pembangunan Jaya
Jln. Rasuna Said Kav. 13
Jakarta 12540

Alamat yang ditujukan kepada pejabat pemerintah dari perusahaan swasta
Contoh:
Yth. Kepala Kantor Wilayah
Departemen Pendidikan Nasional
Propinsi Lampung
Jln. Wolter Monginsidi No. 11
Bandar Lampung

Penulisan alamat dari pejabat pemerintah kepada direktur perusahaan swasta tidak perlu menggunakan sebutan apapun
Contoh:
Yth. Direktur Utama PT Andalas
Jln. Soekarno Hatta 397
Bandar Lampung 35672

Penulisan alamat dengan menggunakan u.p.
Contoh:
Yth. Direksi Bank Central Asia
u.p. Ibu Ani Suwansi, S.E., M.B.A
Direktur Perkreditan
Plaza BCA, Lt. XXI
Jln. Cassablanca 121
Jakarta 12103

Penulisan alamat yang ditujukan kepada pemasang iklan
Contoh:
Yth. Pemilik Po. Box 405/Jkt
Jakarta 12005
atau
Kepada
Po. Box. 405/Jkt
Jakarta 12005

Untuk cara bagaimana penulisan isi surat, kalimat pembuka, kalimat penutup, jabatan, tandatangan, dan tembusan akan saya bahas pada kesempatan berikutnya.

Semoga artikel ini bermanfaat dan selamat bertugas.